O que é?
É um sistema de 5 passos, que promove a Organização e a Limpeza, no sentido do alcance da máxima Eficiência e Qualidade. É uma metodologia utilizada em organizações tão grandes como a Toyota ou a Ford, e noutras, tão pequenas quanto empresas de serviços, com apenas 3 ou 4 colaboradores.
Como todas as ferramentas Lean, o sistema 5S combate o desperdício, promove a fluidez operacional e incrementa os níveis de eficiência e produtividade.
Porquê implementar?
Ambientes de trabalho sujos, desarrumados e desorganizados não são produtivos. Lixo, peças soltas, stock por arrumar ou papel acumulado, impedem o livre movimento de colaboradores, originam perdas de tempo à procura do que se pretende, além de poderem representar um perigo físico ou ambiental para as pessoas.
O principal objetivo do sistema 5S é a promoção da Segurança, Eficiência, Produtividade e Satisfação do Trabalho.
Benefícios 5s
• Mais segurança;
• Menos tempo de inoperância;
• Maior motivação de colaboradores;
• Rápida identificação de problemas;
• Controlo visual;
• Definição de práticas de trabalho;
• Mais qualidade no trabalho e nos processos;
• Mais e melhor comunicação entre colaboradores;
• Delegação de responsabilidades.
Os 5 passos
O sistema 5S deve o seu nome a 5 palavras japonesas, começadas por "S":
• Seiri: Identificar;
• Seiton: Definir;
• Seiso: Manter;
• Seiketsu: Normalizar;
• Shitsuke: Aculturar.
1 - Seiri: Neste passo, identificamos tudo o que existe no espaço de trabalho e separamos o necessário do desnecessário, o que está no sítio certo e o que deve estar em outro local.
Com isto, deixamos no local de trabalho apenas os items necessários às tarefas que aí se desempenham, e identificamos a Organização Ideal do espaço de trabalho.
2 - Seiton: Na continuação do passo anterior, neste, colocamos todos os items no seu local mais apropriado, de forma a estar acessível e utilizável, sempre que necessário.
3 - Seiso: Neste passo, definimos o plano de manutenção do espaço de trabalho e de todos os items neste contido. Fazemos desse plano uma tarefa de todos os colaboradores.
4 - Seiketsu: Neste passo, é definido o standard e a organização e a limpeza passam a fazer parte do dia-a-dia de todos.
5 - Shitsuke: Finalmente, o sistema passa a ser parte da cultura da organização, não apenas um conjunto de tarefas que estão descritas e que são impostas.
Como implementar?
O sistema 5s é muito valioso por si só, no entanto, deve ser entendido como uma parte de um quadro maior, no estabelecimento de boas práticas, métodos de resolução de problemas e de melhoria contínua.
Ainda assim, o sistema 5s é, frequentemente, o primeiro passo, dado por muitas organizações, na adoção de práticas Lean. Vale pena despender algum tempo a olhar para o espaço de trabalho e fazer o exercício de identificar tudo o que lá se encontra, o que está deslocado, o que pode ser melhor organizado e como pode ser definida uma sistematização, implementada e imbuída na cultura organizacional.
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