Tecnologias de Informação Lean – Parte II

A aplicação dos princípios Lean em outras áreas, que não a produção, nem sempre é aparente, ainda que estes sejam de aplicação universal.

Assim, deixamos hoje a aplicação desses princípios às Tecnologias de Informação, apontando exemplos e outras questões a considerar:

Primeiro princípio: Definir valor

Não querendo ser exaustivo, definiremos valor, para este exercício, como a disponibilidade de informação no momento em que é solicitada e a prontidão de resposta dos sistemas.

Segundo princípio: Mapear Fluxos de Valor

Nas Tecnologias de Informação, os fluxos de valor são os serviços disponibilizados aos mais diversos utilizadores/utentes: clientes, colaboradores, gestores, investidores, fornecedores ou qualquer outro stakeholder. Dentro destes fluxos de valor é conveniente diferenciar aqueles que são primários (transações em pontos de venda ou comércio eletrónico, por exemplo) e os que são secundários (armazenamento de dados ou rotinas de segurança).

A diferenciação é importante, na medida em que é objetivo fundamental do Pensamento Lean eliminar todas as tarefas ou rotinas que não acrescentam valor, pelo que os fluxos secundários devem ser o primeiro alvo de escrutínio.
Assim, o mapeamento dos fluxos de valor dos diversos serviços, é o passo inicial na análise do desperdício que se verifica e na eliminação de todas as tarefas desnecessárias.

Terceiro princípio: Criar Fluidez

O mapeamento dos fluxos de valor e a eliminação do desperdício deve ser conduzida no sentido de alcançar a máxima fluidez na disponibilização dos serviços. Assim, por exemplo, a execução de um backup em horário de expediente, que atrasa o processamento de informação e pode tornar os computadores mais lentos, é uma rotina que impede uma melhor fluidez de valor.

Quarto princípio – Estime/Calcule a procura

Em sintonia com a fluidez de processos, este princípio incentiva a organização a entregar bens e serviços ao ritmo a que estes são solicitados. Nas Tecnologias de Informação Lean isto significa que, por exemplo, um utilizador de Business Intelligence tenha os dados atualizados no momento em que necessita deles ou que, num processo de venda online, uma confirmação de receção de encomenda seja enviada ao cliente, no momento em que este a confirma.

Quinto princípio – Procure a perfeição

A perfeição, no Pensamento Lean, não existe, sendo sempre possível melhorar qualquer processo. Nunca se dê por satisfeito e, mesmo que considere que já não espaço para melhoria,  retorne ao primeiro princípio (definir valor) e comece de novo.